在日常的工作和生活中，调档函是一种非常重要的文件，它用于正式地请求将某人的档案从一个单位或机构转移到另一个单位或机构。无论是工作调动、升学深造还是其他原因需要转移档案，掌握正确的调档函格式都是非常必要的。本文将详细介绍调档函的格式及注意事项，帮助您更好地完成这一流程。

一、调档函的基本结构

调档函通常由以下几个部分组成：

1. 标题

在文档顶部居中位置书写“调档函”三个字，作为整篇文件的标题。

2. 称呼

写明接收档案的单位名称或具体负责人员。例如：“××单位人事部门”或者“××学校档案室”。

3. 正文

正文是调档函的核心部分，主要包括以下

- 开头部分简要说明来函的目的，比如因工作调动或学习需求等。

- 具体陈述申请调档的原因、时间及相关背景信息。

- 请求对方配合办理档案转递手续，并明确所需提供的支持与协助事项。

- 表达感谢之意，并留下联系方式以便后续沟通。

4. 结尾

使用礼貌性语言结束全文，如“特此函告，请予办理”、“望贵单位予以支持”等。

5. 落款

包括发文单位全称、日期以及加盖公章等内容。

二、撰写时应注意的细节

- 语言简洁明了：避免使用过于复杂或冗长的句子，确保每句话都清晰易懂。

- 语气诚恳得体：既要体现出对对方工作的尊重，也要展现出自身的诚意。

- 信息准确无误：所有涉及到的时间、地点、姓名等信息必须核实准确，以免造成不必要的麻烦。

- 格式规范统一：遵循公文写作的基本规则，保持页面整洁美观。

三、范例展示

以下是一个简单的调档函范例供参考：

```

调档函

尊敬的××单位人事部门：

您好！

我司员工XXX由于个人职业发展规划调整，需将其档案转入本公司进行管理。为此，特向贵单位提出调档申请，希望贵单位能够给予配合和支持。

该员工自入职以来表现优异，为公司做出了积极贡献。现因业务发展需要，拟将其调入我司继续发挥其专业特长。请贵单位按照相关规定协助办理档案转递手续，并提供必要的指导。

对此，我们深表感谢！如有任何疑问或需要进一步的信息，请随时与我联系。

联系电话：XXXXXXXXXXX

联系人：XXX

特此函告，请予办理。

此致

敬礼

××公司人力资源部

2023年XX月XX日

（加盖公章）

```

四、总结

撰写一份合格的调档函并不难，关键在于认真对待每一个环节，确保信息真实完整且表达恰当。通过以上介绍，相信您可以轻松掌握调档函的格式要求，并顺利完成相关操作。如果还有其他疑问，欢迎随时咨询专业人士获取更多帮助。

希望每位读者都能顺利解决档案转移问题，开启新的篇章！